Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Com o GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos você irá garantir a preservação dos documentos mais importantes de sua empresa através da digitalização de relatórios, contratos, apólices, etc. A Meta Solutions também cria uma ferramenta para você acessar todos os dados com segurança e praticidade.

A solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) da Meta Solutions capacita as organizações a gerenciar e utilizar todo o seu ativo fixo, como imagens, formulários, impressos, e-mails, PDFs e arquivos durante os estágios do Gerenciamento do Ciclo de Vida das Informações, como um conjunto integrado e escalonável de ferramentas que são fáceis de implantar e mais fáceis ainda de usar. Nossa solução de GED é um sistema modular que permite expandir a solução de acordo com as necessidades de cada organização.


Fornecendo captura, gerenciamento de documentos e registros, arquivamento, integração, recuperação e distribuição de arquivos.


O sistema de GED da Meta Solutions, fornece funcionalidades do modelo de Cloud Computing ao permitir a edição de imagens de documentos na Web.


É a oportunidade ideal para garantir maior dinamismo em seu local de trabalho e acabar de uma vez com acúmulo de documentos em armários lotados, demora para encontrar o que precisa, risco de deterioração, etc.


Cada vez mais comum, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é utilizado em escritórios de advocacia e arquitetura, escolas e universidades, hospitais, assessorias de imprensas e demais estabelecimentos comerciais e industriais. O GED é a ferramenta ideal para a captura, administração, visualização e entrega de informações agrupadas por documentos ou dados. O objetivo é automatizar os processos incorporando todos os recursos necessários.


Há inúmeras possibilidades de configurações:

 

  • Definição de parâmetros para cada digitalização por meio de scanners ou multifuncionais.
  • Modelos de dados para o cadastro e pesquisa de informações como, por exemplo, CPF de um funcionário no RH.
  • Localização informações por qualquer palavra contida dentro dos arquivos já armazenados.
  • Compacta, criptografa, indexa e visualiza diversos formatos.
  • Assinar digitalmente os documentos através de Tokens, Smart Cards ou Key Stores.
  • Gravar as bases de dados em CD/DVD.
  • Permitir a definição de usuários e grupos de usuários a cada passo do processo, facilitando a gestão e direcionamento das tarefas.


Alguns benefícios do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED):


Segurança: Por ser digital não há a necessidade de ficar carregando pilhas de documentos, o que eventualmente pode causar perda de informações importantes e danos como folhas rasgadas, papéis amassados, etc.


Praticidade: Você pode acessar o documento que deseja com rapidez, sem perder tempo procurando em arquivos lotados e muitas vezes desorganizados. O sistema digitaliza e armazena as informações conforme suas necessidades.


Tranquilidade: O sistema criado pela Meta Solutions garante acesso aos documentos sem qualquer dificuldade. Você tem a certeza de que todas as informações estão seguras, preservadas e prontas para consulta.

Outros benefícios:

  • Economia de tempo e redução de custos;
  • Desburocratização de processos;
  • Validade jurídica nos documentos eletrônicos;
  • Possibilidade de eliminação de papéis;
  • Autenticação na Internet com segurança.

 

Fonte: Meta Solutions.